Cách Làm Biểu Đồ Trong Excel 2010

Ngày nay rất nhiều báo cáo cần được thể hiện trên biểu đồ, bởi nó giúp người xem dễ hình dung được ý nghĩa của số liệu hơn là nhìn vào các con số. Nhưng làm cách nào để có thể vẽ biểu đồ trong Excel đẹp và chuyên nghiệp? Hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay nào!

3 lưu ý khivẽ biểu đồ trong Excel

Không phải bất kỳ dữ liệu nào cũng có thể vẽ thành biểu đồ được. Bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau đây trước khi bắt tay vào vẽ biểu đồ:

Thứ 1: Dữ liệudùng đểvẽ biểu đồ là dữ liệu đã được tổng hợp

Bởi vì khi thể hiện trên biểu đồ, chúng ta chỉ thể hiện được một số nội dung nhất định mà thôi. Số lượng đối tượng trên biểu đồ cũng cần hạn chế, tinh gọn lại để dễ nhìn, dễ thể hiện. Do đó bạn cần tổng hợp lại dữ liệu sao cho thật đơn giản và càng ít càng tốt.

Bạn đang xem: Cách làm biểu đồ trong excel 2010

Nếu quá nhiều nội dung, bạn cũng không biết lựa chọn loại biểu đồ nào cho phù hợp, hoặc phải thể hiện kích thước biểu đồ rất lớn, như vậy khó theo dõi.

Thứ 2: Dữ liệu dùng để vẽ biểuđồ đã được làm sạch và thống nhất

Điều này có nghĩa là:

Dữ liệu không được chứa lỗi hoặc sai chính tảCác dữ liệu trên cùng 1 cột (hay 1 hàng) phảicùng 1 kiểu dữ liệu: là Text, là Number hoặc Date, không được lẫn lộnThống nhất về chiều của dữ liệu là chiều dọc hay chiều ngang (chiều là hướng tăng lên của bảng dữ liệu khi có thêm nội dung mới)

Thứ 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng.

Bạn sẽ không biết dữ liệu vừa vẽ lên biểu đồ có ý nghĩa gì nếu không căn cứ vào tên tiêu đề của cột (hay hàng) chứa dữ liệu đó. Đây cũng là một thành phần quan trọng cần thể hiện trên biểu đồ khi vẽ (legend) dùng để ghi chú cho các nội dung thể hiện trên biểu đồ thuộc nhóm nào.

4 bước cần thiết để vẽ biểu đồ trong Excel

Với các phiên bản Excel khác nhau thì tính năng vẽ biểu đồ cũng có thể có sự khác biệt. Trong những phiên bản Excel từ 2013 trở đi (2016, 2019, Office 365) thì tính năng làm việc với biểu đồ có tốt hơn nhiều so với các phiên bản trước (2010, 2007, 2003). Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kỹ thuật dùng chung trên các phiên bảnExcel để vẽ 1 biểu đồ hoàn chỉnh từ con số 0.

Trước khi vẽ biểu đồ bạn cần chuẩn bị bảng dữ liệu để vẽ biểu đồ. Hãytuân thủ các nguyên tắc vềvẽ biểu đồ trong excelđã nói bên trên.

Bước 1: Chọn loại biểuđồ phù hợp

Bạn cần phân tích các nội dung cần thể hiện:

Có bao nhiêu giá trị cần thể hiện trên biểu đồ (để đánh giá độ lớn của biểu đồ). Ưu tiên tăng kích thước theo chiều dọc hơn là chiều ngang.Dữ liệu cần thể hiện ở dạng % thì thường là biểu đồ hình trònDữ liệu ở dạng con số nhưng kèm theo trình tự thời gian thì thường dùng biểu đồ đường thẳngDữ liệu ở dạng con số bình thường, không có yếu tố thời gian thì thường dùng biểu đồ cột đứng hoặc thanh nằm ngang

Bước 2: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet

Để vẽ biểu đồ trong Excel, bạn có thể vào thẻ Insert trên thanh công cụ, tại đây có nhóm Charts gồm rất nhiều loại biểu đồ để bạn lựa chọn cho phù hợp với mục đích vẽ:

*

Nếu bạn không chọn bảng dữ liệu trước khi insert > Chart thì bạn chỉ nhận được 1 khung trắng, không có hình dạng biểu đồ nào trên đó. Còn ngược lại, nếu chọn bảng dữ liệu thì khi Insert > Chart sẽ tự động hiển thị thành hình dạng biểu đồ

Cả 2 cách trên đều chỉ là bước khởi đầu, bạn không cần quá lo lắng ở bước này. Chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi giá trị nạp vào biểu đồ để thay đổi cấu trúc biểu đồ tại bước 4.

Xem thêm: Cách Lấy Hình Từ File Pdf Sang Word Đơn Giản, Trích Xuất Ảnh Từ File Pdf

Bước 3: Xác định dữ liệu cung cấp cho biểu đồ

Tại bước 3 nếu biểu đồ chưa có hình dạng hoặc bạn cần thay đổi (nếu biểu đồ tự động chưa chính xác như ý muốn), bạn có thể xác định lại dữ liệu cung cấp cho biểu đồ bằng cách chọn thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểuđồ), chọn tiếp thẻ Design, rồi chọn tới chức năng Select Data

*

Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ như sau:

*

Trong đó:

Chart Data Source: Nguồn dữ liệu nạp vào biểuđồ: Toàn bộ các dữ liệuđượcđưa vào biểuđồ. Có thể không có tính liên tục mà từng vùng riêngLegend Entries (Series): Dữ liệuđược biểu diễn theo trục tung: Chiều cao của các cột trong biểu đồ,độ lớn của các mảnh trong biểuđồhình tròn…được thể hiện qua phần nàyHorizontal (category)Axis Labels: Dữ liệuđược biểu diễn theo trục hoàng: nội dungđại diện chocác cột, các mảnh… trên biểuđồ

Bạn sẽ bấm vào các nút Add hoặc Edit trong các phần này để thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ.

Bước 4: Trang trí biểu đồ cho đẹp

Trang trí biểuđồ thường là bước cuối cùng, nhưng cũng là bước rất quan trọng vì biểuđồ làm rađể người khác xem. Dođó hiệu quả thẩm mỹ mà biểuđồ mang lại sẽ tăng tính thuyết phục người xem. Một biểuđồđẹp thường bao gồm các yếu tố:

Nội dung thể hiệnđúngCó tên biểuđồ và tên các mốc trên trục tọađộ rõ ràngCác thành phầnđược cáchđều nhau hoặc theo tỷ lệcânđốiCách phối màuđồng nhất, gọn gàng, càngđơn giản càng tốt.

Để thêm các thành phần của biểuđồ như: Tên biểuđồ, tên các trục, số liệu kèm theo với từng phần nội dung biểuđồ… thì chúng ta sẽ thêmở mụcAdd Chart Elementtrong thẻDesigncủaChart Tools

*

Các nội dung trong Chart Element bao gồm:

Axes: Chia tỷ lệ trên các trục tọađộAxis Titles: Tên tiêuđề của từng phần trên mỗi trục tọađộChart Title: Tên biểuđồData Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểuđồData Table: Dữ liệu của các nội dung biểuđồ thể hiện dưới dạng bảngError Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểuđồGridlines:đường kẻ mờ làm nền trong biểuđồLegend: Ghi chú cho cácđối tượng thể hiện trong biểuđồLines:Đường kẻ dóng xuống trục hoành (chỉáp dụng cho biểuđồ dạng Line)Trendline:Đường xu hướng của biểuđồ.

Trong mỗi nhóm trên lại có nhữngđối tượng cụ thể, vị trí cụ thểđể chúng ta chọn cho phù hợp.

Để làm rõ hơn nội dung này chúng ta cùng thực hành vẽ biểu đồ theo ví dụ sau đây. Bạn có thể tải file thực hành theo bài viết tại đường link phía cuối bài.

Cách vẽ biểu đồ trong Excel dựa trên ví dụ cụ thể

Chúng ta có bảng dữ liệu như sau

*

Để biểu diễn bảng dữ liệu trên thành biểu đồ, chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: Đánh giá bảng dữ liệu

Tên sản phẩm: mỗi dòng chỉ có 1 sản phẩm và không bị lặp lại.Giá trị trong các cột kế hoạch và thực hiện có đầy đủ theo từng sản phẩm, không bị lỗi về con số và cách định dạngCác cột đều có dòng tiêu đề đầy đủ

Như vậy bảng dữ liệu này đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cần thiết để có thể vẽ biểu đồ.

Bước 2:Chọn loại biểu đồ

Vì yêu cầu cần thể hiện giá trị kế hoạch và thực hiện theo từng sản phẩm, do đó biểu đồ thích hợp là dạng cột hoặc thanh nằm ngang. Đây là loại biểu đồ phù hợp nhất bởi vì:

- Số lượng sản phẩm cần thể hiện khá nhiều (nếu trên 10 sản phẩm thì nên chọn biểu đồ dạng thanh nằm ngang sẽ tốt hơn dạng cột)

- Giá trị biểu diễn chỉ đơn thuần là các con số, không phải dạng %, không theo trình tự thời gian => không sử dụng biểu đồ hình tròn hoặc biểu đồ đường thẳng được

Như vậy chúng ta có thể chọn biểu đồ hình cột đứng trong trường hợp này.

Bước 3: Thao tác vẽ biểu đồ

Để tiến hành vẽ biểu đồ trong Excel, chọn loại biểu đồ là hình cột như sau:

*

Bước 4: Thay đổi giá trị nạp vào biểu đồ

Khi thực hiện thao tác này chúng ta thấy 1 khung màu trắng xuất hiện trong Sheet. Bạn chọn tiếp mục Chart Design để sửa lại dữ liệu nạp vào biểu đồ: