Cách quản lý hồ sơ bằng excel

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel sẽ vĩnh cửu rất mất thời gian ở những doanh nghiệp lớn. Dù hiện giờ có khá nhiều ứng dụng quản lý làm hồ sơ bạn lao rượu cồn buổi tối ưu hơn, dẫu vậy file Excel vẫn còn đấy được tin dùng. Bài viết tiếp sau đây đang trình làng cho mình về những biểu mẫu mã nhân sự Excel, những yếu tố cần có vào chủng loại tệp tin Excel.

Bạn đang xem: Cách quản lý hồ sơ bằng excel


Thành phần cần phải có trong làm chủ hồ sơ nhân sự bởi Excel là gì?

Mã nhân viên cấp dưới (mã chnóng công): Mỗi nhân sự sẽ được cấp cho một một mã số cố định và thắt chặt với bảo vệ không trùng nhau. Mã số này sẽ được dùng để quan sát và theo dõi câu hỏi chnóng công hoặc những cơ chế tương quan.Họ cùng tên nhân viênSở phận, cơ sở làm cho việcCấp bậc nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên,…Vị trí công việc: Tên địa chỉ nhưng nhân viên cấp dưới đã phụ trách, bao hàm cả cấp bậc hiện thời. Ví dụ: Chuim viên MarketingLoại hình làm cho việc: Full-time, part-time, thời vụ,…Cơ sở làm cho việc: Trụ sở chủ yếu, Trụ sở 1, Trụ sở 2,…Trình độ học tập vấn: Trình độ học vấn tối đa (thạc sỹ/tiến sỹ/đại học/cao đẳng…), trường Đại học tập, siêng ngànhCác nhiều loại sách vở và giấy tờ yêu cầu thiết: Sơ yếu ớt lý kế hoạch tất cả xác nhận địa phương thơm, Bản sao công chứng CMND hoặc CCCD, Bản sao công chứng giấy khai sinh, Bản sao công bệnh sổ hộ khẩu, Bản sao công hội chứng bằng giỏi nghiệp, Giấy xét nghiệm sức khỏe có đóng góp dấu, Hợp đồng bao gồm chữ ký kết và lốt đỏ, ảnh thẻ,…Lương thưởng trọn với prúc cấp: Hình thức thanh khô toán thù lương (qua thẻ tuyệt chi phí mặt), STK bank, thuộc bank làm sao, chi nhánh làm sao (ví như có), Số bạn nhờ vào, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH,…Kinch nghiệm làm cho việc: Tên đơn vị, thương hiệu vị trí, khoảng thời hạn công tác được thu xếp theo đồ vật từ bỏ mẫu thời gian. Nên số lượng giới hạn số lượng và chỉ còn chọn lọc hiển thị 1-5 kinh nghiệm thao tác làm việc đặc trưng độc nhất vô nhị của nhân sự.
*
Mẫu làm chủ nhân sự bởi Excel đang bao gồm phần nhiều không thiếu thốn các đọc tin cơ bạn dạng về nhân sự

Nên sử dụng rất nhiều chủng loại quản lý làm hồ sơ nhân sự bởi excel nào?

Để cai quản một cách tổng thể cùng tương đối đầy đủ thì ngoài file hồ sơ nhân sự, công ty nên thực hiện thêm các biểu mẫu mã nhân sự Excel không giống như:

Quản lý list nhân sự tổng quan: Đây là trang tổng quan tiền tuyệt nhất về thông báo của các nhân sự đang làm việc trên chủ thể (đã trong thời hạn hợp đồng).Quản lý thích hợp đồng: Quản lý công bố vừa lòng đồng demo Việc với các một số loại hợp đồng lao cồn (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một các bước nhất mực tất cả thời hạn dưới 12 mon, HĐLĐ khẳng định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn). Các ngôi trường đọc tin của biểu chủng loại quản lý phù hợp đồng nhân sự hơi đơn giản, tuy vậy lại bao gồm lượng tài liệu lớn với yên cầu độ chính xác cao.Theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình chuyển động, có lẽ rằng công ty lớn sẽ đón thêm phần đa nhân viên bắt đầu. File quản lý làm hồ sơ bởi Excel về cơ bạn dạng là sự việc phối hợp thân hai biểu mẫu mã Danh sách nhân sự với Hồ sơ cá thể. Nhưng nhấn mạnh vấn đề hơn vào những lên tiếng quan trọng vào quy trình onboarding (nhập môn) nhân sự.Theo dõi nhân sự nghỉ việc: Cũng tựa như nlỗi biểu mẫu mã theo dõi và quan sát nhân sự bắt đầu, cơ mà đối với nhân sự ngủ vấn đề, công ty lớn bắt buộc quyên tâm rộng sự chuyển đổi của các nguyên tố có khả năng sẽ bị diệt hiệu lực sau khi nhân sự ngủ bài toán, cũng như hồ sơ cần thiết nhằm hoàn tất giấy tờ thủ tục kết thúc thích hợp đồng.Biến đụng tiền lương: Không đề nghị là nhân sự new giỏi nhân sự nghỉ Việc, dịch chuyển tiền lương bao hàm những trường hòa hợp tăng lương, giảm lương, tăng màn chơi, bớt màn chơi, giao vận địa chỉ, gửi công tác làm việc,…

Ưu với điểm yếu kém của làm chủ làm hồ sơ nhân sự bởi Excel

Hiện nay gồm công ty vẫn còn đó thực hiện Excel để quản lý nhân sự, tuy vậy cũng có thể có doanh nghiệp lớn sẽ thay thế Excel bằng những ứng dụng thống trị làm hồ sơ nhân sự khác. Ssinh sống dĩ như vậy nguyên nhân là Excel có tương đối nhiều ưu thế, mà lại thuộc mãi sau những nhược điểm.

Ưu điểm


*
Thao tác trên Excel đơn giản và dễ dàng, dễ dàng sử dụng
Thao tác 1-1 giản

Các thao tác vào ứng dụng Excel cực kỳ đơn giản và dễ dàng thao tác làm việc, dễ dàng áp dụng, phần lớn người dùng phần lớn rất có thể sử dụng. Dường như phần mềm Excel gồm tính thông dụng rộng lớn cùng ngân sách đầu tư vào phần mềm cũng khá tốt.

Đa dạng những biểu mẫu

Công chũm hỗ trợ cho cai quản nhân sự cung ứng không hề ít size biểu mẫu nhiều mẫu mã cùng không thiếu thốn, được cho phép các doanh nghiệp lớn cai quản lực lượng nhân sự của bản thân mình trải qua Excel. Ngoài số đông khung biểu mẫu mã được hỗ trợ sẵn, các bạn các có thể trọn vẹn từ bỏ kiểm soát và điều chỉnh và sắp xếp theo ý muốn của mình để tạo thành được biểu mẫu mã ưng ý nhằm Giao hàng xuất sắc đến mục đích áp dụng của công ty.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Hẹn Giờ Tắt Điều Hòa Panasonic Đơn Giản, Cách Hẹn Giờ Điều Hoà Panasonic Đơn Giản

Sử dụng dễ dàng

Sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự miễn phí bởi Excel giúp việc làm chủ những tư liệu tương quan một biện pháp tiện lợi. mà còn, phần mềm còn rất có thể tiếp cận số liệu, thống kê lại mau lẹ,… Do ứng dụng Excel là ứng dụng miễn giá thành áp dụng, không phụ thuộc những vào các đơn vị quản lý khác cần người tiêu dùng vẫn tồn tại những ngân sách.

Nhược điểm


*
Không bảo vệ tính bảo mật
Không bảo đảm tính bảo mật

Biểu chủng loại Excel đích thực ko đảm bảo an toàn bảo mật bởi không có tính phân quyền, không có Khu Vực dữ liệu nào được khắc ghi “chỉ dành cho người quản ngại lý”. Mặc dù nhà mua file rất có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy vậy vẫn ko tách ngoài không giống ngôi trường vừa lòng bị thất thoát ra phía bên ngoài. Chưa đề cập không ít người vẫn đề xuất cần sử dụng thông thường một biểu mẫu mã từ bỏ nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,… thì bài toán kiểm soát điều hành bảo mật là rất khó.

Không thể còn lại “thừa kế” cho những người sau

Biểu chủng loại làm chủ nhân sự bởi Excel là một tài nguim quý hiếm của khách hàng, cơ mà thiệt tiếc là không có chức năng bàn giao và quá kế trọn vẹn. Cách viết tên với bố trí các ban bố trên biểu mẫu Excel mà fan cũ giữ lại sẽ rất nặng nề nhằm một người mới có thể tiếp cai quản.

Khả năng tích phù hợp kém

Trong nghiệp vụ cai quản trị nhân sự nói tầm thường, có rất nhiều ứng dụng công ty lớn có thể thực hiện nhỏng phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, ứng dụng quản lý KPI/OKR, cai quản tài sản, làm chủ tư liệu, ứng dụng chat, chữ ký kết năng lượng điện tử,… Nhược điểm của biểu mẫu mã Excel là cần thiết tích hợp với phần nhiều phương tiện tiến bộ kia.

Dễ gây nên các lỗi không nên vì làm việc của bé người

Tất cả những làm việc của bé tín đồ bên trên biểu mẫu mã Excel, từ các việc nhập liệu cho tới tìm kiếm kiếm, tra soát, coppy, chỉnh sửa,… mọi được thực hiện hoàn toàn bằng tay yêu cầu không nên sót là điều sau trước. Sai sót đã còn xảy ra liên tiếp hơn nữa Lúc đa số người thuộc truy cập với sửa đổi một tệp tin Excel.

Không thể không ngừng mở rộng lúc công ty tăng quy mô

Dữ liệu đang ngày dần tăng thêm khi công ty lớn ngày dần cách tân và phát triển. lúc càng có nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên lớn lao. Người cai quản cũng bắt buộc giải quyết bằng phương pháp cđọng tăng lên số trang, số cái, số cột được. Nên về lâu dài, thống trị nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống lịch sử gần như là là không tưởng.

Kết luận

Không bao gồm gì là tuyệt vời và hoàn hảo nhất, rất có thể quản lý hồ sơ nhân sự bởi excel không thiệt sự về tối ưu cơ mà nó cũng có tương đối nhiều ưu điểm. Vậy cho nên việc chọn lựa sử dụng hay không cùng thực hiện nạm làm sao là phù nằm trong vào thực trạng trong thực tiễn và cách tiến hành cai quản của mỗi công ty lớn.Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể thực hiện phối kết hợp khối hệ thống Reviews năng lượng nhân sự văn minh nhằm đã có được tác dụng một giải pháp cực tốt.

justisofa.com – Nền tảng technology hỗ trợ chiến thuật chạy thử online dành riêng cho doanh nghiệp cả nước. Tự hào sát cánh đồng hành thuộc +100 người sử dụng công ty số 1 nhỏng HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân mặt hàng TMCP Hàng Hải cả nước (MSB)…

Nếu bạn quan tâm mang đến chiến thuật góp cải thiện unique tuyển chọn dụng, đào tạo và giảng dạy và Đánh Giá năng lượng nhân sự góp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng ĐK ngay tại trên đây để được hỗ trợ tư vấn trực tiếp về Nền tảng Đánh Giá năng lực nhân sự justisofa.com.