CÁCH QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN BẰNG EXCEL

Quản lý làm hồ sơ nhân sự bằng Excel vẫn mãi sau rất rất lâu nghỉ ngơi những doanh nghiệp lớn. Dù bây giờ có khá nhiều ứng dụng cai quản hồ sơ tín đồ lao đụng tối ưu rộng, tuy thế file Excel vẫn tồn tại được tin cần sử dụng. Bài viết sau đây đang giới thiệu cho mình về những biểu chủng loại nhân sự Excel, những nhân tố cần phải có vào mẫu mã tệp tin Excel.quý khách đã xem: Cách thống trị hồ sơ nhân viên bằng excel

Thành phần cần phải có trong quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel là gì?

Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi nhân sự sẽ tiến hành cấp cho một một mã số cố định và thắt chặt với bảo đảm ko trùng nhau. Mã số này sẽ tiến hành dùng để quan sát và theo dõi câu hỏi chấm công hoặc những chế độ liên quan.Họ cùng tên nhân viênSở phận, ban ngành có tác dụng việcCấp bậc nhân sự: BOD, cai quản, nhân viên cấp dưới,…Vị trí công việc: Tên địa chỉ nhưng nhân viên vẫn đảm nhận, bao hàm cả level hiện thời. Ví dụ: Chulặng viên MarketingLoại hình có tác dụng việc: Full-time, part-time, thời vụ,…Cửa hàng làm việc: Trụ ssinh hoạt chính, Trụ sở 1, Trụ sở 2,…Trình độ học vấn: Trình độ học tập vấn cao nhất (thạc sỹ/tiến sỹ/đại học/cao đẳng…), ngôi trường Đại học, chăm ngànhCác loại sách vở và giấy tờ đề xuất thiết: Sơ yếu hèn lý định kỳ bao gồm xác nhận địa pmùi hương, Bản sao công bệnh CMND hoặc CCCD, Bản sao công hội chứng giấy knhì sinh, Bản sao công bệnh sổ hộ khẩu, Bản sao công bệnh bởi giỏi nghiệp, Giấy thăm khám sức mạnh có đóng vết, Hợp đồng có chữ cam kết với vệt đỏ, hình họa thẻ,…Lương ttận hưởng với phú cấp: Hình thức tkhô hanh tân oán lương (qua thẻ tuyệt chi phí mặt), STK ngân hàng, nằm trong ngân hàng nào, Trụ sở làm sao (nếu có), Số fan phụ thuộc vào, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH,…Kinh nghiệm làm cho việc: Tên cửa hàng, thương hiệu địa chỉ, khoảng chừng thời hạn công tác được bố trí theo thứ tự mẫu thời hạn. Nên số lượng giới hạn con số và chỉ còn chọn lọc hiển thị 1-5 kinh nghiệm tay nghề thao tác quan trọng tuyệt nhất của nhân sự.

Bạn đang xem: Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel


*

Mẫu làm chủ nhân sự bởi Excel vẫn bao hàm phần đông rất đầy đủ các công bố cơ phiên bản về nhân sự

Nên áp dụng hầu hết mẫu thống trị hồ sơ nhân sự bởi excel nào?

Để cai quản một giải pháp tổng thể cùng khá đầy đủ thì không tính tệp tin hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp buộc phải thực hiện thêm những biểu chủng loại nhân sự Excel không giống như:

Quản lý list nhân sự tổng quan: Đây là trang tổng quan lại nhất về báo cáo của những nhân sự vẫn thao tác tại chủ thể (đang vào thời hạn hòa hợp đồng).Quản lý hòa hợp đồng: Quản lý thông báo vừa lòng đồng test Việc cùng các nhiều loại phù hợp đồng lao động (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định tất cả thời hạn dưới 12 mon, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn). Các trường báo cáo của biểu chủng loại thống trị hòa hợp đồng nhân sự hơi đơn giản và dễ dàng, tuy nhiên lại bao quát lượng tài liệu Khủng cùng yên cầu độ đúng đắn cao.Theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp sẽ đón thêm đầy đủ nhân viên new. File thống trị làm hồ sơ bởi Excel về cơ bản là việc phối kết hợp giữa hai biểu mẫu Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân. Nhưng nhấn mạnh vấn đề hơn vào các đọc tin quan trọng vào quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.Theo dõi nhân sự nghỉ việc: Cũng tựa như nlỗi biểu mẫu theo dõi và quan sát nhân sự bắt đầu, tuy thế so với nhân sự nghỉ việc, công ty lớn đề xuất quyên tâm rộng sự biến hóa của các yếu tố sẽ ảnh hưởng bỏ hiệu lực thực thi hiện hành sau khi nhân sự ngủ việc, cũng giống như hồ sơ quan trọng nhằm hoàn tất giấy tờ thủ tục hoàn thành phù hợp đồng.Biến động chi phí lương: Không buộc phải là nhân sự bắt đầu hay nhân sự nghỉ vấn đề, biến động chi phí lương bao gồm những ngôi trường hòa hợp tăng lương, sút lương, tăng level, giảm level, vận chuyển vị trí, gửi công tác,…

Ưu cùng yếu điểm của quản lý làm hồ sơ nhân sự bởi Excel

Lúc này gồm công ty vẫn còn đấy sử dụng Excel nhằm làm chủ nhân sự, nhưng mà cũng có thể có doanh nghiệp đang sửa chữa thay thế Excel bởi các phần mềm cai quản làm hồ sơ nhân sự khác. Sngơi nghỉ dĩ như thế nguyên nhân là Excel có tương đối nhiều ưu thế, tuy vậy thuộc vĩnh cửu các yếu điểm.

Ưu điểm


*

Thao tác bên trên Excel đơn giản và dễ dàng, dễ sử dụngThao tác đối kháng giản

Các thao tác làm việc trong ứng dụng Excel khôn xiết dễ dàng làm việc, dễ dàng thực hiện, mọi người tiêu dùng hầu hết hoàn toàn có thể thực hiện. Ngoài ra ứng dụng Excel có tính thịnh hành rộng và chi phí đầu tư vào phần mềm cũng khá phải chăng.

Đa dạng những biểu mẫuSử dụng dễ dàng

Sử dụng ứng dụng thống trị nhân sự miễn tầm giá bằng Excel góp bài toán thống trị các tư liệu liên quan một giải pháp tiện lợi. mà hơn nữa, ứng dụng còn hoàn toàn có thể tiếp cận số liệu, thống kê hối hả,… Do phần mềm Excel là phần mềm miễn chi phí thực hiện, ko nhờ vào các vào các nhà quản lý điều hành không giống nên người tiêu dùng không bị mất các ngân sách.

Xem thêm: Cách Sắp Xếp Tên Theo Abc Trong Excel, Cách Sắp Xếp Tên Theo Thứ Tự Abc Trong Word

Nhược điểm


*

Không đảm bảo an toàn tính bảo mậtKhông bảo đảm an toàn tính bảo mật

Biểu chủng loại Excel thực thụ ko đảm bảo bảo mật vì chưng không tồn tại tính phân quyền, không có Quanh Vùng dữ liệu như thế nào được đánh dấu “chỉ dành riêng cho người quản lí lý”. Mặc cho dù công ty cài tệp tin có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy cập, mặc dù vẫn ko tránh ngoài khác ngôi trường hợp bị rò rỉ ra bên ngoài. Chưa nói nhiều người vẫn đề xuất sử dụng thông thường một biểu chủng loại từ chuyên viên nhân sự, trưởng chống nhân sự, nhân viên C&B,… thì câu hỏi kiểm soát điều hành bảo mật thông tin là tương đối khó.

Không thể giữ lại “thừa kế” cho tất cả những người sau

Biểu mẫu thống trị nhân sự bởi Excel là 1 tài nguyên ổn giá trị của chúng ta, tuy vậy thật tiếc là ko có chức năng chuyển giao với quá kế toàn vẹn. Cách đánh tên cùng sắp xếp các thông báo trên biểu mẫu Excel nhưng mà người cũ để lại sẽ rất nặng nề nhằm một người new có thể tiếp quản ngại.

Khả năng tích thích hợp kém

Trong nghiệp vụ quản lí trị nhân sự nói tầm thường, có tương đối nhiều phần mềm công ty lớn hoàn toàn có thể áp dụng nhỏng ứng dụng chnóng công, phần mềm tính lương, phần mềm làm chủ KPI/OKR, thống trị gia sản, làm chủ tư liệu, phần mềm chat, chữ ký kết điện tử,… Nhược điểm của biểu mẫu Excel là cấp thiết tích phù hợp với phần lớn điều khoản hiện đại đó.

Dễ gây nên các lỗi sai do thao tác của bé người

Tất cả những thao tác của bé bạn bên trên biểu mẫu mã Excel, từ những việc nhập liệu tới tìm kiếm, tkiểm tra lại, coppy, sửa đổi,… đông đảo được triển khai trọn vẹn thủ công đề nghị không đúng sót là vấn đề trước sau. Sai sót đã còn xẩy ra liên tiếp không chỉ có thế lúc đa số người thuộc truy cập với chỉnh sửa một file Excel.

Không thể không ngừng mở rộng khi công ty tăng quy mô

Dữ liệu vẫn càng ngày càng gia tăng khi doanh nghiệp lớn càng ngày càng cải tiến và phát triển. Khi càng có rất nhiều nhân viên cấp dưới thì các đại lý dữ liệu nhân sự càng trsinh hoạt buộc phải vĩ đại. Người làm chủ cũng cần thiết xử lý bằng phương pháp cđọng tăng lên số trang, số dòng, số cột được. Nên về lâu dài, thống trị nhân sự bằng biểu mẫu mã Excel truyền thống lịch sử gần như là ngoạn mục.

Kết luận

Không gồm gì là hoàn hảo, hoàn toàn có thể thống trị hồ sơ nhân sự bởi excel chưa thiệt sự buổi tối ưu tuy vậy nó cũng có tương đối nhiều ưu thế. Vậy nên việc lựa chọn thực hiện hay là không và sử dụng cầm làm sao là phù trực thuộc vào tình trạng trong thực tế cùng cách tiến hành quản lý của từng doanh nghiệp lớn.Dường như, công ty lớn rất có thể áp dụng phối kết hợp khối hệ thống Reviews năng lực nhân sự tân tiến nhằm mục đích đã đạt được kết quả một bí quyết cực tốt.

justisofa.com – Nền tảng technology cung ứng phương án kiểm tra online thích hợp cho bạn đất nước hình chữ S. Tự hào đồng hành cùng +100 người tiêu dùng công ty hàng đầu nhỏng HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải toàn quốc (MSB)…

Nếu bạn quan tâm cho phương án góp nâng cao chất lượng tuyển chọn dụng, huấn luyện và giảng dạy và Reviews năng lượng nhân sự góp buổi tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng ĐK tức thì tại trên đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng Đánh Giá năng lượng nhân sự justisofa.com.